Changement de spécifications d'un cahier des charges

Dans une Gestion de Projets, une grande difficulté que rencontre le Chef de projets est la planification.
Et dans la planification, le pire est la demande de changement dans les spécifications.

Que ce soit pour un projet interne à l'entreprise à la demande de la hiérarchie ou du collègue, responsable fonctionnel, ou que ce soit un projet pour un client, chaque changement dans les spécifications doit faire l'objet d'une analyse précise.

Le mieux est d'avoir défini des modalités de traitement des demandes non prévues dans le cahier des charges initial.

Plus il y aura de demandes supplémentaires ou différentes des spécifications du départ et plus il y aura des changements dans la gestion du projet, dans le respect du délais de livraison du projet et dans le respect du budget.
Date finale et budget prévu ne pourront pas être respectés.

Pourquoi tous ces demandes de changement ?

La première réponse qui vient à l'esprit est que le cahier des charges est mal rédigé ou est incomplet.
Cela n'est pas la seule explication possible !
En effet, les demandes supplémentaires peuvent être exprimées à la suite d'informations obtenues en cours de projet sur :

• le résultat de tests
• la formation sur le produit
• le paramétrage à mettre en place
• l'organisation nouvelle à mettre en place dans l'entreprise
• un changement d'interlocuteur : prestataire externe ou collaborateur interne
• etc

Comment prendre en compte ces demandes de changement ?

La première action à mener est d'analyser sommairement la demande.
Si la demande de changement est mineure et/ou n'influencera pas sur la planification et en particulier sur le chemin critique, alors leur intégration dans le projet ajoute un peu de travail.

Par contre, si la réponse à apporter à la demande de changement impacte directement le chemin critique du projet, voire l'existence même du projet alors la décision appartient au Comité de direction du projet.
Quand des prestataires externes à l'entreprise sont impliqués alors un avenant est indispensable, pour qu'ils soient payés pour le surcroît de travail.
Quand il s'agit de collaborateurs internes à l'entreprise, alors une communication est indispensable pour tenir au courant l'ensemble des personnes impliquées dans le projet et dans les résultats ciblés du projet.

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Voir aussi :

Conditions à réunir pour se lancer dans un projet
Bien définir son besoin avant la rédaction du cahier des charges
Planification de projets : personne ne travaille à 100%

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Planification de projets : personne ne travaille à 100%

Dans la planification d'un Projet,

le chef de projet doit tenir compte des disponibilités des ressources humaines.

Même quand une personne est détachée à 100% sur un projet, il est impossible de planifier 100% de son temps.

Ce n'est pas un paradoxe. C'est une réalité.

Le constat fait état d'une disponibilité moyenne à 50% de son temps. Dans le meilleur des cas, le chef de projet pourra pousser jusqu'à 70% et cela pour une courte période et uniquement pour des personnes spécialement isolées du reste du contexte.

Parmi les facteurs d'indisponibilité, figurent :

• Les réunions,
• Le rangement du bureau,
• Les appels téléphoniques,
• Les autres projets
• Les problèmes de matériels,
• Les problèmes de transport,
• Les difficultés personnelles
• Les maladies,
• Les erreurs de compréhension,
• Les anomalies décelées,
• Les erreurs d'exécution,
• Les changements d'avis du client ou de la direction
• Les dépassements de budget
• Etc.

Pour tenir compte de tous ces facteurs, le chef de projet a le choix entre :

• Préciser, dès le départ, que le pourcentage de disponibilité de la ressource, donc 50 à 70%, ou
• Ajouter un temps de latence dans le planning du projet, c'est-à-dire des "tampons", des moments d'indisponibilité.

C'est pourquoi, sur le chemin critique, le chef de projet aura prévu une marge de dépassement de 20% de temps.
20% seulement car tous les imprévus n'impactent pas toujours les actions situées sur le chemin critique du projet.

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Voir aussi :

Principe chinois ou La complexité augmente avec le nombre de ressources
Conditions à réunir pour se lancer dans un projet
Un cahier des charges : Pour quoi faire ?

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Projet : Principe chinois ou La complexité augmente avec le nombre de ressources

Le principe chinois

Le coeur d'un projet réside dans la bonne gestion des ressources impliquées dans le projet.

La complexité augmente de façon exponentielle avec le nombre de personnes.

De plus, le chef de projet doit affecter la bonne personne à la bonne place.

Cela suppose que connaître les qualités et les connaissances des collaborateurs et de veiller à ne demander que ce que chacun soit en mesure d’exécuter la tâche confiée.

Un plan qualité adapté au projet peut être mise en place. Il est indispensable pour les "grands" projets, ceux qui demandent des dizaines de ressources, des centaines d'heures de travail dans le projet.

Plus il y a de personnes impliquées dans le projet, plus il est long.

C’est une erreur très répandue dans la gestion de projet. Ce n’est pas en augmentant les ressources que l’on diminue les délais d’une manière systématique. On appelle cette croyance le principe chinois quand on pense que, comme les Chinois sont nombreux, ils peuvent raccourcir la durée d'un projet s'ils sont encore plus nombreux à y participer.

Dans la gestion de projet, en affectant une personne supplémentaire à une tâche, vous diminuez, peut-être, le temps d’exécution de la tâche.
Par contre, vous augmentez la durée

• de coordination,
• de transmission des instructions,
• du contrôle de la qualité de l’exécution,
• etc.

... ainsi que les coûts.

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Voir aussi :

Les 11 phases du déroulement d'un projet informatique
Bien composer son équipe de projet
Conditions à réunir pour se lancer dans un Projet

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Les 11 phases du déroulement d'un projet informatique

Un peu d'humour adapté au déroulement d'un projet informatique que l'on peut découper dans le temps en 11 phases :

1. Septicisme
2. Tension
3. Surprise
4. Excitation
5. Enthousiasme
6. Désillusion
7. Effroi
8. Mutisme
9. Affolement
10. Frustration
11. Détente

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Voir aussi :

Conditions à réunir pour se lancer dans un projet
Un cahier des charges : pour quoi faire ?
Changement de spécifications d'un cahier des charges

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Bien composer son équipe de projet

Bien composer son équipe de projet informatique

est un des facteurs de réussite.

Une équipe de projet qui gagne est une équipe composée de ressources dont les talents se complètent.

Elle est composée d’informaticiens internes à l’entreprise, parfois de consultants et autres ressources externes, ainsi que de personnes clés côté fonctionnel.

Les SSII, proposent souvent des jeunes à leurs clients. Sous prétexte qu'ils sont jeunes et dynamiques, et qu'ils ont la connaissances des dernières techniques en cours, qu'ils sont opérationnels.

En réalité, s'ils sont tout ça, ils sont aussi moins chers qu'un sénior. Ils ont reçu une formation rapide sur les méthodes utilisés par la SSII. Ce sont souvent des débutants "vendus" comme des personnes ayant de l'expérience, en quantité suffisante pour répondre au besoin.
Parfois, la SSII va proposer ses juniors à un coût inférieur au coût habituel demandé au client, de façon à lui faire acquérir de l'expérience. Cette façon de faire est plus honnête et a la mérite d'être claire dès le départ.

Cela ne suffit pas pour une équipe de projet. Des ressources, réellement expérimentées sont indispensables pour la réussite du projet. Ce doit être le Chef de projet lui-même, et aussi des consultants, des personnes à même de parler le langage professionnel des fonctionnels qui vont être amenés à travailler dans le projet à un moment où à un autre.

Même pour les développements, un programmeur cheveronné évitera les pièges, mettra en oeuvre, très rapidement, les trucs et astuces qu'il aura découvert dans son expérience passé.
Un sénior a des réflexes professionnels qu'un junior ne possède pas encore. Il est aussi source d'inspiration, d'informations et de transmission de son savoir-faire envers les plus jeunes.

Quand le chef de projet a la possibilité de choisir alors c’est un mixte de juniors et de séniors qui est le meilleur choix.

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Voir aussi :

Un cahier des charges, pour quoi faire ?
Conditions à réunir pour se lancer dans un projet 
Tâches du chef de projet

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Bien définir son besoin avant la rédaction du cahier des charges

Bien définir son besoin avant la rédaction du cahier des charges semble une évidence.

Et pourtant, c'est souvent la première source de conflit entre la maîtrise d'oeuvre du client et la maîtrise d'ouvrage du fournisseur.

Le cahier des charges a pour objet principal de définir ce que le client attend de son fournisseur.
Si le cahier des charges

• n'existe pas,
• est trop long,
• manque de clarté,
• se perd dans les détails,
• développe insuffisamment des points précis,

alors la compréhension du besoin par le fournisseur pressenti peut s'avérer très difficile.

Le périmètre du projet est parfois même compliqué à comprendre.

Exemple de la demande de création d'un site Web ;

• Le site Web sera-t-il un site vitrine ou un site marchand ?
• Si le site Web sera un site marchand, y aura-t-il paiement en ligne ?
• Sera-t-il lié à une gestion commerciale ? une gestion de stock ?
• etc.

Pour rédiger un cahier des charges, il fautcommencer par

• Se fixer les idées
• Donner un titre au projet
• Décrire en une phrase une description rapide pour savoir de quoi on parle, compréhensible en interne à l'entreprise et par le monde extérieur
• Se poser la question : "qu'est-ce que je veux ?"
• Se poser la question : "qu'est-ce que je ne veux pas ?"

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Voir aussi :

Un cahier des charges pour quoi faire
Modèle de cahier des charges
Exemple 1 de rubriques de cahier des charges
Exemple 2 de cahier des charges pour un développement

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