dimanche 9 janvier 2011

Gestion de Projets : checklist pour une bonne Organisation

Gestion de Projets : checklist pour une bonne Organisation

Pour bien gérer un projet, le Chef de projets a pour rôle de définir son organisation, en liaison avec les responsables.
Il doit définir les actions à mener et leurs résultats et nommer les personnes qui vont mener ces tâches.
Les documents à produire, appelés aussi délivrables, permettent de suivre l'avancement du projet.
Pour cela, le Chef de projets introduit dans son planning, les dates auxquelles les documents doivent être délivrés.

Voici une liste de points d'organisation pour une bonne Gestion de projet.
Les responsables, délivrables, fréquences et descriptions n'y figurent pas.

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1. Mise en place de l'organisation du Projet

1.1 Organisation externe du projet

1.1.1 Organes de pilotage du projet

1.1.2 Examen de la mission du projet

1.1.3 Déterminer les interlocuteurs

1.2 Organisation interne du projet

1.2.1 Description de la mission du Chef de projet

1.2.2 Description des tâches de l'équipe de projet


2. Tâches de gestion du projet

2.1 Planification du projet

2.1.1 Etablir la planification des tâches et des résultats

2.1.2 Estimer la durée des tâches

2.1.3 Planning de chaque membre de l'équipe avec les dates

2.1.4 Définir la planification des moyens

2.1.5 Planifier d'éventuelles mesures

2.1.6 Etablir le budget

2.2 Maîtrise d'oeuvre

2.2.1 Comparaison des résultats réels / prévus

2.2.2 Comparaison des charges réelles / prévues

2.2.3 Comparaison des dates

2.2.4 Comparaison des moyens réellement engagés / prévus

2.2.5 Comparaison des coûts

2.2.6 Prise de mesures

2.3 Etablissement du compte-rendu des modifications

2.4 Communication externe

2.4.1 Rédaction du rapport de phase

2.4.2 Rédaction du rapport de projet

2.4.3 Réunion de jalon

2.4.4 Etablissement du marketing du projet

2.5 Communication interne

2.5.1 Réunion de rédaction

2.5.2 Compte-rendu d'activité

2.5.3 Rapport d'activité hebdomadaire des membres du projet

2.5.4 Compte-rendu périodique de l'équipe de projet

2.5.5 Réunion de travail

2.5.6 Réunion d'inspection

2.6 Imprimer l'évaluation


3. Fin du projet

3.1 Analyse des écarts

3.2 Suivi du projet

3.3 Suivi technique


Voir aussi :

Planification de projets : personne ne travaille à 100%
Conditions à réunir pour se lancer dans un Projet
Contraintes Priorités et rapports dans la gestion de projets
Mesures à prendre en cas d’écart dans le planning d’un projet

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vendredi 7 janvier 2011

Tâches du Chef de projet ou En quoi consiste la Gestion de projets

Tâches du Chef de projet ou En quoi consiste la Gestion de projets

Voici une réponse possible à cette question :

Aperçu du projet

Création d'une présentation organisée de plusieurs projets à venir ou se trouvant en cours de mise en oeuvre
  • Réalisation d'un planning global et de contrôle du projet qui résume plusieurs projets d'un secteur ou de l'entreprise dans son ensemble
  • La vue d'ensemble du projet, notamment pour la Direction et les Chefs de projet
  • La vue d'ensemble du projet peut être utilisée pour le planning de chacun des projets qui y figurent

Planification / contrôle

Réalisation de la planification et du contrôle de tous les projets en réunissant des données essentielles de la gestion de projets, comme par exemple les données d'identification de projet, la mission du projet et des autres données de planification.
Le contrôle s'effectue par le rapprochement entre la planification prévue et réactualisée et la réalité du terrain.

Tâches d'un projet

Documenter des tâches et les objectifs du projet, ainsi que des données spécifiques du projet et de l'organisation de projet font partie du projet dans sa globalité et son contrôle entre dans la gestion de projet.

Ressources du projet

Tenir compte de la disponibilité des collaborateurs pour planifier des charges et établir un calendrier du projet.
Le planning et le calcul des charges est aussi une partie intégrante du projet dans sa globalité et fait l'objet de contrôle qualité par le rapprochement avec le réalisé

Données de projet

En plus de la planification, du contrôle, la documentation des données essentielles du projet, comme les rendez-vous, les charges de personnel et les charges financières, les investissement et les rendements font partie des tâches du Chef de projet

Plan du réseau ou diagramme de PERT

La structure, le planning et le contrôle des projets ou de processus complexes, apparaissent sous la forme de plan de réseaux ou diagramme de PERT. Il permet de rationaliser son élaboration par des mises à jour régulières en fonction des évènements réels.

Description des tâches

La description détaillée de chaque plan de réseau en vaut la peine seulement pour les tâches les plus répétitives.
Cela concerne principalement la description d'un planning détaillé et des tâches récurrentes ou périodiques, comme, par exemple la planification générale de l'entreprise, le budget, les tâches de projets en cours, etc.

Données du diagramme de PERT

La création d'une table des tâches du plan de réseau ou diagramme de PERT a pour but le calcul de la durée de la tâche et de définir le chemin critique du projet.
Un autre objectif de cette description est de faciliter la lecture du contenu détaillé des tâches représentées sous la forme d'un processus dans le diagramme.
De nombreux outils de Gestion de projets facilitent l'établissement des données essentielles au projet.

Agenda ou Calendrier

Une fois que l'enchaînement des tâches est fixé, ainsi que la détermination de leur durée et les affectations des tâches aux ressources sont effectués, il est alors nécessaire de mettre la planification dans un agenda et de tenir le calendrier à jour quotidiennement

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Voir aussi :

Bien composer son équipe de projet
Planification de projets : Personne ne travaille à 100%
Les 11 phases du déroulement d'un projet
Principe chinois ou La complexité augmente avec le nombre de ressources

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mardi 4 janvier 2011

Estimation d’un projet : gonflez le dès le départ

Estimation d’un projet : gonflez-le dès le départ

Quand on établit un devis d'un projet pour un client, qu'il soit interne, si vous êtes dans une entreprise, ou externe, si vous travaillez pour une société de service (SSII, …), vous avez tendance à estimer le projet d'une manière trop restrictive.

Vous craignez de perdre le projet ou le client, si vous donnez un budget trop important ou une date de fin trop proche.

C'est une erreur, car des aléas viennent toujours plomber le projet. Un retard sur le chemin critique et c'est la date de fin du projet qui s’éloigne.

Une ressource qui met plus de temps que prévu pour exécuter une tâche et ce sont des décalages des autres tâches auxquels le Chef de projet doit se résoudre à effectuer.

Une méthode simple pour avoir une estimation plus juste et qui sera plus en rapport avec la réalité du terrain est de « gonfler » le projet dès le départ. Ajoutez 20% de budget et réservez 20% de charge de travail en plus pour pallier aux aléas du projet. Et planifiez la date de fin du projet en conséquence.

Mieux vaut annoncer avoir gagné du temps et ne pas avoir atteint la limite du budget que de demander une rallonge, impossible si vous travaillez au forfait (SSII), sans compter la mauvaise réputation auprès du client et auprès de ceux à qui il va parler de vous.

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Voir aussi :

Bien composer son équipe de projet
Projet : Principe chinois ou La complexité augmente avec le nombre de ressources
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