Projet : Principe chinois ou La complexité augmente avec le nombre de ressources

Le principe chinois

Le coeur d'un projet réside dans la bonne gestion des ressources impliquées dans le projet.

La complexité augmente de façon exponentielle avec le nombre de personnes.

De plus, le chef de projet doit affecter la bonne personne à la bonne place.

Cela suppose que connaître les qualités et les connaissances des collaborateurs et de veiller à ne demander que ce que chacun soit en mesure d’exécuter la tâche confiée.

Un plan qualité adapté au projet peut être mise en place. Il est indispensable pour les "grands" projets, ceux qui demandent des dizaines de ressources, des centaines d'heures de travail dans le projet.

Plus il y a de personnes impliquées dans le projet, plus il est long.

C’est une erreur très répandue dans la gestion de projet. Ce n’est pas en augmentant les ressources que l’on diminue les délais d’une manière systématique. On appelle cette croyance le principe chinois quand on pense que, comme les Chinois sont nombreux, ils peuvent raccourcir la durée d'un projet s'ils sont encore plus nombreux à y participer.

Dans la gestion de projet, en affectant une personne supplémentaire à une tâche, vous diminuez, peut-être, le temps d’exécution de la tâche.
Par contre, vous augmentez la durée

• de coordination,
• de transmission des instructions,
• du contrôle de la qualité de l’exécution,
• etc.

... ainsi que les coûts.

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Voir aussi :

Les 11 phases du déroulement d'un projet informatique
Bien composer son équipe de projet
Conditions à réunir pour se lancer dans un Projet

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Les 11 phases du déroulement d'un projet informatique

Un peu d'humour adapté au déroulement d'un projet informatique que l'on peut découper dans le temps en 11 phases :

1. Septicisme
2. Tension
3. Surprise
4. Excitation
5. Enthousiasme
6. Désillusion
7. Effroi
8. Mutisme
9. Affolement
10. Frustration
11. Détente

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Voir aussi :

Conditions à réunir pour se lancer dans un projet
Un cahier des charges : pour quoi faire ?
Changement de spécifications d'un cahier des charges

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Bien composer son équipe de projet

Bien composer son équipe de projet informatique

est un des facteurs de réussite.

Une équipe de projet qui gagne est une équipe composée de ressources dont les talents se complètent.

Elle est composée d’informaticiens internes à l’entreprise, parfois de consultants et autres ressources externes, ainsi que de personnes clés côté fonctionnel.

Les SSII, proposent souvent des jeunes à leurs clients. Sous prétexte qu'ils sont jeunes et dynamiques, et qu'ils ont la connaissances des dernières techniques en cours, qu'ils sont opérationnels.

En réalité, s'ils sont tout ça, ils sont aussi moins chers qu'un sénior. Ils ont reçu une formation rapide sur les méthodes utilisés par la SSII. Ce sont souvent des débutants "vendus" comme des personnes ayant de l'expérience, en quantité suffisante pour répondre au besoin.
Parfois, la SSII va proposer ses juniors à un coût inférieur au coût habituel demandé au client, de façon à lui faire acquérir de l'expérience. Cette façon de faire est plus honnête et a la mérite d'être claire dès le départ.

Cela ne suffit pas pour une équipe de projet. Des ressources, réellement expérimentées sont indispensables pour la réussite du projet. Ce doit être le Chef de projet lui-même, et aussi des consultants, des personnes à même de parler le langage professionnel des fonctionnels qui vont être amenés à travailler dans le projet à un moment où à un autre.

Même pour les développements, un programmeur cheveronné évitera les pièges, mettra en oeuvre, très rapidement, les trucs et astuces qu'il aura découvert dans son expérience passé.
Un sénior a des réflexes professionnels qu'un junior ne possède pas encore. Il est aussi source d'inspiration, d'informations et de transmission de son savoir-faire envers les plus jeunes.

Quand le chef de projet a la possibilité de choisir alors c’est un mixte de juniors et de séniors qui est le meilleur choix.

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Voir aussi :

Un cahier des charges, pour quoi faire ?
Conditions à réunir pour se lancer dans un projet 
Tâches du chef de projet

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Bien définir son besoin avant la rédaction du cahier des charges

Bien définir son besoin avant la rédaction du cahier des charges semble une évidence.

Et pourtant, c'est souvent la première source de conflit entre la maîtrise d'oeuvre du client et la maîtrise d'ouvrage du fournisseur.

Le cahier des charges a pour objet principal de définir ce que le client attend de son fournisseur.
Si le cahier des charges

• n'existe pas,
• est trop long,
• manque de clarté,
• se perd dans les détails,
• développe insuffisamment des points précis,

alors la compréhension du besoin par le fournisseur pressenti peut s'avérer très difficile.

Le périmètre du projet est parfois même compliqué à comprendre.

Exemple de la demande de création d'un site Web ;

• Le site Web sera-t-il un site vitrine ou un site marchand ?
• Si le site Web sera un site marchand, y aura-t-il paiement en ligne ?
• Sera-t-il lié à une gestion commerciale ? une gestion de stock ?
• etc.

Pour rédiger un cahier des charges, il fautcommencer par

• Se fixer les idées
• Donner un titre au projet
• Décrire en une phrase une description rapide pour savoir de quoi on parle, compréhensible en interne à l'entreprise et par le monde extérieur
• Se poser la question : "qu'est-ce que je veux ?"
• Se poser la question : "qu'est-ce que je ne veux pas ?"

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Voir aussi :

Un cahier des charges pour quoi faire
Modèle de cahier des charges
Exemple 1 de rubriques de cahier des charges
Exemple 2 de cahier des charges pour un développement

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Conditions à réunir pour se lancer dans un Projet

Avant de se lancer dans un projet, le Chef de projet, salarié ou indépendant, doit connaître les conditions dans lesquelles il va travailler.

Pour cela, il faut qu’il pose des questions sur :

• Les objectifs du projet, la mission
• Les moyens de planification
• La structure du déroulement du projet
• La mise en œuvre du projet
• Les outils et moyens disponibles
• L’entreprise, maître d’ouvrage

Il faut aussi qu’il réponde à des critères de choix pour lui-même :

• Son expérience
• Des questions personnelles supplémentaires

Objectifs / mission

• Les objectifs du projet du donneur d'ordre sont-ils connus ?
• Les circonstances (par exemple, conditions d'installation) sont-elles annoncées ?
• La mission du donneur d'ordre dans chaque phase du projet est-elle claire ?
• Pouvez-vous participer à la planification des dates limites de phases et de fin de projet ?
• Etes-vous impliqué à temps à la formulation des objectifs et des tâches ?

Planification

• La durée est-elle fixée pour la tâche de planification ?
• Éventuelles perturbations sont-elles intégrées dans la planification ?
• Les charges de base sont-elles automatiquement prises en compte lors de la planification ?
• L’ordre des opérations optimal est-il fixé et pris en charge ?
• Prendre en compte la capacité des membres de l'équipe lors de la planification
• Prendre en compte la capacité des membres de l'équipe lors de l'exécution 

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Voir aussi :

Planification de projets : personne ne travaille à 100%
Contraintes Priorités et rapports dans la gestion de projets
Organisation de la Gestion de Projet
Plan compte rendu Comité de projet

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Questions à poser à un client de référence

Votre entreprise a besoin d'un progiciel ou d'un développement spécifique qu'elle ne peut produire elle-même ?
Vous avez commencé à prospecter le marché car vous avez encore à choisir le fournisseur.
Chaque fournisseur tente de vous convaincre. Un des moyens utilisé est la liste des clients de référence.

Un client de référence est donc un client qui a déjà travaillé avec le fournisseur. Comme tout s'est, a priori, bien passé, et que le client est d'accord, son nom est cité, le nom du responsable interne de son projet est donné, ainsi que ses coordonnées.

Oui, mais voilà quelles sont les questions que vous allez lui poser pour vous faire une bonne idée de ce qui s'est passé et de ce à quoi vous pouvez vous attendre si vous travailliez avec ce fournisseur.
Voici une liste de questions pour vous aider :

Questions sur le contrat

1. Quelles applications ont été installées et depuis quand ?
2. Quels modules ont été installés ?
3. Depuis quand ces modules ont été installés ?
4. Quand le contrat a été signé ?
5. Quel type de support a été prévu dans le contrat ?
6. Est-il prévu d'installer d'autres modules ?
7. Si oui, lesquels et à quelle échéance ?

Questions sur l'organisation

1. Combien de temps le projet a-t-il duré ?
2. Combien de temps est-il prévu qu'il dure ?
3. Combien de personnes extérieures ont-elles participé au projet ?
4. Qui et pour quelles parties du projet ?
5. Combien de personnes ont participé au projet ?
6. Quel est le pourcentage de temps que ces personnes ont investi dans le projet ?
7. Combien de personnes du service informatique ont participé au projet ?
8. Qui a effectué l'analyse et la programmation ?
9. Quelles ont été les difficultés rencontrées lors de la mise en place de l'équipe de projet ?
10. Quelle forme a pris le soutien de la direction ?
11. Combien de personnes ont participé à la conception et au prototypage ?
12. Quelles difficultés ont-elles été rencontrées à chaque phase du projet ?
13. Quels sont les moyens mis en œuvre par la direction du projet ? Pour l'analyse et la programmation ?
14. Comment les rapports d'activité de chacun ont-ils été effectués ?
15. Comment le problème de la disponibilité des personnes a-t-il été réglé ?
16. Comment le choix des membres de l'équipe a-t-il été fait ?
17. Qui a fait partie du comité de direction du projet ?
18. D'autres sociétés extérieures ont-elles été impliquées dans le projet ?
19. A combien se monte le dépassement des coûts par rapport au budget initial ?
20. Quels ont été les coûts annexes les plus importants (non prévus) ?
21. Quelle est la part des besoins couverts à la fin du projet ?
22. D'autres projets pour compléter les besoins ont-ils été nécessaires ?
23. Le standard d'installation préconisé par le fournisseur a-t-il été suivi à la lettre ? Quelles en ont été les différences ?
24. Quelles méthodes de contrôle de projet ont-elles été employées ?
25. Quelle part de travail, phase par phase, est restée à la charge de la société ?
26. Comment s'est déroulé chaque phase ? En particulier, celles des tests ?

Questions techniques

1. Sur quel ordinateur le progiciel a-t-il été installé ?
2. Quelles modifications ont été nécessaires par rapport à la version originale du progiciel ?
3. La télémaintenance a-t-elle été employée ? Pourquoi ?
4. Comment les données de base, historiques et les en-cours ont été repris à partir des applications précédentes, si le cas se présentait ?
5. Quelles interfaces avec d'autres applications ont été nécessaires ?
6. Comment se sont-elles développées ?
7. Comment le contrôle de la qualité a-t-il été effectué ?
8. Comment de personnes travaillent avec le nouveau logiciel ?
9. Comment les différents états ont été définis ?
10. Quels ont été les moyens techniques mis en œuvre pendant le projet ?
11. Des données extérieures sont-elles combinées avec les données du progiciel ? Dans quels modules ?
12. Des sites extérieurs sont-ils reliés au site central pour l'utilisation du logiciel ? 

Questions de communication

1. Comment les utilisateurs ont pris l'arrivée du progiciel ?
2. Comment l'encadrement a pris l'arrivée du progiciel ?
3. Quels ont été les moyens d'informations des utilisateurs ?
4. Quel est le degré de satisfaction des utilisateurs ?

Questions de formations et de documentations

1. Comment la formation a-t-elle été assurée ?
2. Où et par qui la formation a été assurée ?
3. Qui a reçu quelle formation ?
4. Comment la documentation des modifications a-t-elle été assurée ?
5. Qui s'est chargé de la documentation des modifications du progiciel ?

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Voir aussi :
Conditions à réunir pour se lancer dans un Projet
Un cahier des charges : pour quoi faire
Contraintes Priorités et rapports dans la gestion de projets

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Blog Recherche d'emploi et autres conseils

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• Points faibles, Points forts,
• Entretien d'embauche, entrevue ou interview,
• Conseils sur sa préparation,
• Bilan,
• CV,
• Lettre de candidature, de motivation (candidature spontanée ou
  courrier en réponse à annonce),
• Coaching,
• Communication :

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