Changement de spécifications d'un cahier des charges

Dans une Gestion de Projets, une grande difficulté que rencontre le Chef de projets est la planification.
Et dans la planification, le pire est la demande de changement dans les spécifications.

Que ce soit pour un projet interne à l'entreprise à la demande de la hiérarchie ou du collègue, responsable fonctionnel, ou que ce soit un projet pour un client, chaque changement dans les spécifications doit faire l'objet d'une analyse précise.

Le mieux est d'avoir défini des modalités de traitement des demandes non prévues dans le cahier des charges initial.

Plus il y aura de demandes supplémentaires ou différentes des spécifications du départ et plus il y aura des changements dans la gestion du projet, dans le respect du délais de livraison du projet et dans le respect du budget.
Date finale et budget prévu ne pourront pas être respectés.

Pourquoi tous ces demandes de changement ?

La première réponse qui vient à l'esprit est que le cahier des charges est mal rédigé ou est incomplet.
Cela n'est pas la seule explication possible !
En effet, les demandes supplémentaires peuvent être exprimées à la suite d'informations obtenues en cours de projet sur :

• le résultat de tests
• la formation sur le produit
• le paramétrage à mettre en place
• l'organisation nouvelle à mettre en place dans l'entreprise
• un changement d'interlocuteur : prestataire externe ou collaborateur interne
• etc

Comment prendre en compte ces demandes de changement ?

La première action à mener est d'analyser sommairement la demande.
Si la demande de changement est mineure et/ou n'influencera pas sur la planification et en particulier sur le chemin critique, alors leur intégration dans le projet ajoute un peu de travail.

Par contre, si la réponse à apporter à la demande de changement impacte directement le chemin critique du projet, voire l'existence même du projet alors la décision appartient au Comité de direction du projet.
Quand des prestataires externes à l'entreprise sont impliqués alors un avenant est indispensable, pour qu'ils soient payés pour le surcroît de travail.
Quand il s'agit de collaborateurs internes à l'entreprise, alors une communication est indispensable pour tenir au courant l'ensemble des personnes impliquées dans le projet et dans les résultats ciblés du projet.

Contactez-moi : phgarin@gmail.com

Voir aussi :

Conditions à réunir pour se lancer dans un projet
Bien définir son besoin avant la rédaction du cahier des charges
Planification de projets : personne ne travaille à 100%

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